Wie man ein Facility-Management-Unternehmen in der Schweiz auswählt
Die Wahl eines Facility-Management-Partners (FM-Partner) beeinflusst den täglichen Betrieb, die Mitarbeiterzufriedenheit und den langfristigen Zustand einer Immobilie. Angesichts der zahlreichen Anbieter in der Schweiz – von großen internationalen Konzernen bis hin zu spezialisierten lokalen Unternehmen – ist es oft schwierig, die Merkmale eines guten FM-Partners von denen eines durchschnittlichen zu unterscheiden.
Dieser Leitfaden erklärt, was Facility-Management-Unternehmen tun, wie man Anbieter bewertet und auf welche Fragen und Warnsignale man vor Vertragsabschluss achten sollte.
Was genau macht ein Facility-Management-Unternehmen?
Facility Management umfasst die täglichen Dienstleistungen, die einen reibungslosen und sicheren Betrieb eines Gebäudes gewährleisten. Je nach vereinbartem Umfang beinhaltet dies typischerweise Folgendes:
Reinigung und Hygiene – die sichtbarste und häufigste Dienstleistung, die Folgendes umfasst:
- Tägliche Aufgaben wie das Leeren von Mülleimern, das Reinigen von Schreibtischen und Oberflächen, Staubsaugen, das Desinfizieren von häufig berührten Stellen und das Reinigen von Toiletten.
- Wöchentliche Aufgaben wie das Wischen von Hartböden, das Reinigen von Glas und Fenstern, das Abstauben von Möbeln und die Instandhaltung von Besprechungsräumen
- Regelmäßige Tiefenreinigungen wie Teppich- und Polsterreinigung, gründliche Staubentfernung und detaillierte Bodenpflege
Gebäude- und technische Instandhaltung – Wartung von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, Elektro-, Sanitär- und anderen Gebäudesystemen, oft einschließlich vorbeugender Wartungspläne und Koordination von Fachfirmen.
Arbeitsplatzdienstleistungen – unterstützende Funktionen wie Abfallmanagement, Auffüllen von Vorräten und kleinere Reparaturen.
Einhaltung von Vorschriften und Berichterstattung – Sicherstellung, dass das Gebäude die Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltauflagen erfüllt, und Bereitstellung von Dokumentationen zur Unterstützung dieser Anforderungen.
Ein guter FM-Anbieter erbringt diese Dienstleistungen nicht nur, sondern koordiniert sie zu einem einzigen, gut geführten Programm, sodass der Immobilieneigentümer oder Facility Manager nicht mit mehreren separaten Auftragnehmern jonglieren muss.
Integriertes FM-System vs. spezialisiertes FM-System – Welches Modell ist das richtige für Sie?
Es gibt zwei grundlegende Ansätze im Facility Management:
- Integriertes Facility Management: Ein einziger Anbieter erbringt (oder verwaltet) das gesamte Leistungsspektrum – Reinigung, Wartung, technische Dienstleistungen und mehr – im Rahmen eines einzigen Vertrags. Dies vereinfacht die Verwaltung, schafft eine zentrale Anlaufstelle und verbessert häufig die Kosteneffizienz durch gebündelte Leistungen.
- Spezialisiertes Facility Management: Verschiedene Anbieter übernehmen unterschiedliche Dienstleistungen – einer für die Reinigung, ein anderer für Heizung, Lüftung und Klimaanlage, ein weiterer für die Gartenpflege usw. Dies ermöglicht den Einsatz erstklassiger Anbieter in jedem Bereich, erfordert jedoch mehr Koordination seitens des Eigentümers oder Facility Managers.
Für kleinere Objekte oder Unternehmen ohne eigenes Facility-Management-Personal reduziert ein integriertes Modell den Verwaltungsaufwand in der Regel erheblich. Größere Objekte mit hauseigenen Facility-Management-Teams bevorzugen hingegen möglicherweise ein spezialisiertes Modell, bei dem sie die Kontrolle über die einzelnen Servicebereiche behalten.
6 Kriterien zur Bewertung eines FM-Anbieters in der Schweiz
Beim Vergleich von Anbietern sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Erfahrung mit ähnlichen Objekten – verfügt der Anbieter über Erfahrung mit Gebäuden ähnlicher Größe, Art und Nutzung?
- Leistungsumfang und Flexibilität – kann der Anbieter Ihre aktuellen Bedürfnisse abdecken und bei sich ändernden Anforderungen nach oben (oder unten) skalieren?
- Mitarbeiterschulung und -überprüfung – sind die Reinigungs- und Wartungsmitarbeiter ordnungsgemäß geschult, versichert und einer Hintergrundprüfung unterzogen?
- Qualitätskontrollprozesse – verfügt der Anbieter über regelmäßige Inspektionen, Audits oder ein KPI-Berichtswesen?
- Nachhaltigkeitspraktiken – verwendet der Anbieter umweltfreundliche Produkte, energieeffiziente Geräte und sorgt er für eine ordnungsgemäße Abfalltrennung und -verwertung?
- Transparente Preisgestaltung – ist klar, was im Grundpreis enthalten ist und wie zusätzliche oder einmalige Arbeiten abgerechnet werden?
Ein Anbieter, der in allen sechs Bereichen gut abschneidet, ist mit größerer Wahrscheinlichkeit ein zuverlässiger langfristiger Partner als einer, der einfach nur das niedrigste Angebot abgegeben hat.
Fragen, die Sie vor der Unterzeichnung eines FM-Vertrags stellen sollten
Bevor man sich festlegt, sollte man sich folgende Fragen stellen:
- Was genau ist im Leistungsumfang enthalten und was ist ausgeschlossen oder wird separat in Rechnung gestellt?
- Wie werden die Reinigungs- und Wartungsintervalle festgelegt – und können sie an veränderte Bedürfnisse angepasst werden?
- Wie lange sind die Reaktionszeiten bei dringenden Angelegenheiten und wie werden diese überwacht?
- Wie wird die Servicequalität gemessen und berichtet, und wie häufig?
- Was passiert, wenn die vereinbarten Service-Levels nicht eingehalten werden?
- Wer ist unser täglicher Ansprechpartner und wie wird eine Eskalation gehandhabt?
Wer diese Fragen von Anfang an klar beantwortet bekommt, vermeidet die meisten Streitigkeiten, die später in der Beziehung entstehen.
Der Unterschied zwischen Schweizer und internationalen FM-Anbietern
Auf dem Markt sind sowohl schweizerische als auch internationale FM-Unternehmen tätig, und jedes hat seine Vor- und Nachteile:
- Internationale Anbieter bringen oft standardisierte Prozesse, umfassendere Ressourcen und Erfahrung aus mehreren Ländern mit – was für multinationale Mieter mit einheitlichen Anforderungen an allen Standorten von Vorteil ist.
- Schweizer und lokale Anbieter bieten in der Regel eine bessere Kenntnis der kantonalen Vorschriften, der lokalen Arbeitsmarktbedingungen und schnellere Reaktionszeiten vor Ort sowie eine direktere, persönlichere Kundenbetreuung.
Keines der beiden Modelle ist grundsätzlich besser – die richtige Wahl hängt davon ab, ob Ihre Priorität auf globaler Einheitlichkeit über ein gesamtes Portfolio hinweg liegt oder auf lokaler Reaktionsfähigkeit und beziehungsorientiertem Service für eine bestimmte Immobilie.
Was die Einhaltung der SIA- und EHS-Vorschriften für Ihren FM-Vertrag bedeutet
Das Facility Management in der Schweiz erfolgt innerhalb eines Rahmens technischer und Sicherheitsstandards, darunter:
- SIA-Standards – Richtlinien des Schweizerischen Ingenieur- und Architektenvereins, die technische Aspekte des Gebäudebetriebs und der Instandhaltung abdecken und dazu beitragen, dass die Arbeiten nach anerkannten professionellen Standards durchgeführt werden.
- Anforderungen an Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS) – einschließlich des sicheren Umgangs mit Reinigungschemikalien, der Verwendung zertifizierter Produkte, ordnungsgemäßer Desinfektionsverfahren und der Schutzausrüstung für das Personal – gemäß den schweizerischen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
Ein gut strukturierter FM-Vertrag sollte darlegen, wie der Anbieter diese Standards erfüllt – beispielsweise durch zertifizierte Produkte, geschultes Personal und dokumentierte Sicherheitsverfahren – anstatt die Einhaltung als Selbstverständlichkeit zu betrachten.
Warum die lokale Präsenz für Gewerbeimmobilien in der Schweiz wichtig ist
Ein Anbieter mit echter lokaler Präsenz – lokalem Personal, lokalen Vorgesetzten und Vertrautheit mit der jeweiligen Region – bietet praktische Vorteile:
- Schnellere Reaktionszeiten bei dringenden Problemen oder Anfragen in letzter Minute
- Besseres Verständnis der lokalen Arbeitskräfteverfügbarkeit, Feiertage und Arbeitszeitnormen
- Einfachere persönliche Kommunikation mit Account Managern und Vorgesetzten
- Stärkere Verantwortlichkeit, da die lokalen Teams direkter erreichbar sind als ein weit entferntes Regionalbüro.
Für Unternehmen in Zürich und anderen Schweizer Städten ist ein Anbieter mit einem etablierten lokalen Team oft besser aufgestellt, um einen konsistenten und reaktionsschnellen Service zu bieten, als ein Anbieter, der das Konto aus der Ferne verwaltet.
Warnsignale bei der Bewertung von FM-Angeboten
Achten Sie auf:
- Unklare Leistungsbeschreibungen, die nicht eindeutig definieren, was im täglichen, wöchentlichen und periodischen Service enthalten ist.
- Ein im Vergleich zu anderen Angeboten ungewöhnlich niedriger Preis ist oft ein Zeichen dafür, dass bei Personal oder Produkten gespart wurde.
- Es gibt keinen klaren Ansprechpartner oder Eskalationsprozess für Probleme.
- Keine Erwähnung von Qualitätskontrolle, Inspektionen oder Berichterstattung.
- Zurückhaltung, Referenzen von ähnlichen Objekten anzugeben
- Es herrscht Unklarheit hinsichtlich Mitarbeiterschulung, Versicherung und Einhaltung der Schweizer Gesundheits- und Sicherheitsstandards.
Wenn ein Angebot mehrere dieser Warnsignale auslöst, lohnt es sich, vor der Unterzeichnung direkte Nachfragen zu stellen oder andere Anbieter in Betracht zu ziehen.
Wie Tanance helfen kann
Bei Tanance bieten wir integrierte Facility-Management-Dienstleistungen für Unternehmen, Immobilienverwalter und Gewerbegebäude in Zürich und der ganzen Schweiz an – mit einem lokalen Team, transparenter Preisgestaltung und klaren Qualitätsstandards. Unsere Dienstleistungen umfassen:
- Regelmäßige Büro- und Gewerbereinigung
- Unterhaltsreinigung von Gebäuden
- Hygienedienstleistungen am Arbeitsplatz
- Maßgeschneiderte Wartungspläne für Unternehmen
Abschluss
Die Wahl des richtigen Facility-Management-Unternehmens in der Schweiz hängt von Transparenz ab – Transparenz hinsichtlich Leistungsumfang, Standards, Preisen und Verantwortlichkeiten. Durch die Bewertung von Anbietern anhand klarer Kriterien, das Stellen der richtigen Fragen vor Vertragsabschluss und das Achten auf Warnsignale finden Unternehmen einen FM-Partner, der den reibungslosen Betrieb ihrer Immobilie ohne Überraschungen gewährleistet.